よくわからない入金を仮受金にしたはいいけど、そのあとどうすればいいの？
最初は、何だか特別なことをやっている気がする！！
と思ったものです。
今回は、仮受金の原因とその後の処理を紹介します。
仮受金とは何？
まずは仮受金って何？ということを明らかにしてしまいましょう。
仮受金は文字通り、仮に受けている金額のことです。
一番多いパターンは、お客さんから入金があったけど、どの請求分の入金かわからないとき。
仮受金として受け取っておいて、後でどの請求分か調べて正しい入金処理をします。
仮受金になる原因は主に5つ
原因は次のようなものがあげられます。
１．いくつかの売掛金の合計。
２．売掛金の一部。
３．振込手数料以外が引かれた。
４．間違えて入金された。
５．入金者の名義違い。
一つずつ見ていきましょう。
いくつかの売掛金の合計
管理人が入金処理をしていて、一番多いのがこのパターン。
いくつかの売掛金を合計してみて、入金額と一致すればそれでOK。
たいていは、入金期日が一緒のものを
合計すれば一致します。
しかし、色々な組み合わせをしてみても合わない場合があります。
そんな時は経理ではどの売掛金の組み合わせで入金されたのか判断ができないので、取引のある営業部門に問い合わせることになります。
これは管理人が入社したての頃の失敗談なのですが、
売掛金を合計して、金額が合ったため、消し込んでしまったことがあります。
しかしそれは、偶然金額が合っただけで、実は別の組み合わせでの入金だったのです。
原因は、入金期日を見落としていたこと。
もともと、いいかげんな入金をしてくるお客さんだったので、入金期日はあまり気にせず、売掛金の合計が
入金額と一致したため消し込んでしまいました。
ちなみに、正しい消し込みは、その日入金予定の
売掛金の一部でした。（一部の消し込みは後ほど説明します）
ちょっとでも自信がない時は、
素直に営業部門に問い合わせをするのが一番です。
売掛金の一部
お客さんによっては、売掛金の一部を入金してくることがあります。
その場合、当然ながら金額が一致する売掛金は存在しないため、営業部門に問い合わせることになります。
一部を消し込んだ売掛金は、あとで見てもわかるように、一部消し込みであることを記録しておきましょう。
会計ソフトによっては、消し込む時にメモを入れる欄がありますので、これを利用するとよいでしょう。
振込手数料以外が引かれた
振込手数料はある程度金額が決まっているので、
引かれていればだいたいわかります。
しかし、それ以外のものが引かれていた場合には
やはり売掛金は一致しません。
例えば、
相手先独自の手数料
買掛金との相殺
などです。
仕訳は次のようになります。
相手先独自の手数料
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 仮受金 9,876円 | 売掛金 10,000円 |
| 手数料 124円 |
※手数料のところは、適宜適切な勘定科目で処理してください。
買掛金との相殺
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 仮受金 4,500円 | 売掛金 10,000円 |
| 買掛金 5,500円 |
間違えて入金された
いわゆる誤入金です。
大きく分けて2つの原因が考えられます。
支払先を間違えた。
金額を間違えた。
それぞれ処理が若干違いますので、解説しますね。
支払先を間違えた場合
これは、そもそも自分が受け取るお金ではないので、
返金をします。
仕訳は、10,000円の誤入金があったとしたら、
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 仮受金 10,000円 | 預金 10,000円 |
となります。
場合によっては振込手数料を相手先に負担してもらうことになります。
その場合は、振込手数料分を差し引いて
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 仮受金 10,000円 | 預金 9,460円 |
| 振込手数料 540円 |
となります。
振込手数料を貸方に持っていくのがポイントです。
金額を間違えた場合
これについては、入金額が多かった場合と少なかった場合が考えられます。
多かった場合は2通りの処理があります。
1つ目は、多かった分を返金する方法。
2つ目は、次回の入金時に多すぎた分を少なく入金してもらう方法。
これは、あらかじめお客さんと合意を得ておく必要があります。
1つ目の返金の仕訳は、通常の入金処理と
返金処理の2段階に分かれます。
10,000円のところ、11,000円入金されたとしましょう。
入金時
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 預金 11,000円 | 仮受金 11,000円 |
入金処理
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 仮受金 10,000円 | 売掛金 10,000円 |
返金処理
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 仮受金 1,000円 | 預金 1,000円 |
2つ目の仕訳は次のとおり
翌月も10,000円の入金がある場合
当月の入金処理
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 仮受金 10,000円 | 売掛金 10,000円 |
※仮受金は翌月に備えて、1,000円残しておく
翌月の入金処理
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 預金 9,000 円 | 売掛金 10,000円 |
| 仮受金1,000円 |
※前月に残しておいた仮受金をここで消し込む
管理人の経験上、継続取引をしているお客さんは
2つ目の方法をとることが多いです。
なぜなら、めんどくさいから。
いちいち返金して、また振り込んでもらって・・・
なんてやっていたら、振込手数料も時間も無駄無駄無駄無駄！
逆に入金額が少なかった場合、その分追加請求するのが一般的です。
仕訳は
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 仮受金 9,000円 | 売掛金 10,000円 |
| 預金 1,000円 |
もしくは
先に仮受金を消しておいて、
残りを受け入れるという処理をしてもよいでしょう。
入金者の名義違い
会社によっては、違う名義で入金をしてくることがあります。
例えば、「経理商事」という会社に請求を出したとします。
しかし、実際はその関係会社の「経理フィナンシャル」という名義で入金されるということです。
大きな会社になると、支払いは一括して別会社に任せているところもあります。
上の例はまさにそれです。
他にも、請求は子会社宛だけども
入金は親会社というパターンだったり、一人で経営している小さな会社は、
請求は会社宛で、入金は社長個人名というパターンもあります。
このような場合は、事実確認さえできれば、通常の売掛金と同じように消し込みを進めてしまって問題ありません。
事実確認の方法は、口頭でもいいですし、厳しく管理するならば、担当部署から名義が違うけど問題ないよという旨を書いた書面を取り寄せてもよいでしょう。
まとめ
入金が仮受金になる原因は主に5つある。
１．いくつかの売掛金の合計。
入金予定日が同じ売掛金を合計してみる。
自信がなかったら素直に営業部門に問い合わせる
２．売掛金の一部。
売掛金の一部を消し込む。
あとで見て、一部消し込みだとわかるように記録を残す。
３．振込手数料以外が引かれた。
適宜、適切な勘定科目で処理する。
４．間違えて入金された。
多かった場合は、多かった分を返金するか、次回少なく入金してもらう。
少なかった場合は、追加請求する。
５．入金者の名義違い。
間違いないことが確認できれば普通に処理する。
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