経理業務を代行してもらいたいというときはきっとあるはず。
管理人の場合は、経理部門の人数がどんどん減らされていき、伝票チェックや起票といったルーチンワークすらままならないような状況が続いています。
えてして経理をはじめ、管理部門は人数を減らされがちなんですよね・・・。
その分営業に人員を取られるという。
新入社員を採用したと思っても、ほぼ全員が営業部門に配属になり、経理も補充はなし。
募集をかけるもなかなか人が集まらず。
そんな時に心強いのが最近活発になってきた代行、アウトソーシングです。
今回は、経理業務の代行やアウトソーシングの準備手順についてご説明します！
経理業務の何をアウトソーシングするか？
まず、何をアウトソーシングできるか、を決定します。
会社によって経理の状況はまちまちなので、まずは対象業務を決めることから始めましょう。
管理人の経験や世間一般のセオリーからしますと、やはり単純作業で、なおかつ時間がかかる、めんどくさい作業をアウトソーシングするのがよいかと思います。
たとえば、以下のような業務はアウトソーシングに向いていると言えます。
- 伝票起票（仕訳入力）
- 帳票出力
- 請求書発行
- 伝票整理
- 伝票起票内容等のチェック作業
アウトソーシングする業務を標準化しましょう
アウトソーシングする業務が決まったら、その業務を標準化しましょう。
経理業務は本来は単純なはずなのですが、その会社独自のルールが定められていることが少なくありません。
管理人の場合もご多聞にもれず、本当に必要なの？と疑いたくなるような謎ルールのオンパレードです。
もちろん、アウトソーシングするには、そういった会社独自の謎ルールは邪魔でしかありません。
本当に必要ならば仕方がないのですが、大半は、単なる一個人のこだわりだったり、形骸化しているというケースだったりします。
経理業務をアウトソーシングして効率化をはかるのであれば、業務を見直し、極力シンプルにしておかないと確実に失敗します。
これまた管理人の経験なのですが、別の部署がアウトソーシング先に独自ルールを含めた複雑な依頼をしていたため、倍の料金でないと受けられない、と言われてしまい、結局自社でやらざるを得なくなったというケースもあります。
ですから、アウトソーシングの準備としてまずやらなければならないことは、業務の標準化、つまりシンプルにすることです。
業務マニュアルを整備しましょう
当たりまえですが、業務マニュアルを整備しておく必要があります。
もちろん、業務標準化をしたうえで、マニュアルを作ります。
業務マニュアルの状況も、会社によって、ばっちり整備されているところもあれば、メモのようなものだったり、はたまた口頭伝承だから無かったりするところもあるでしょう。
ちなみに、管理人は後者だったので、結構苦労しました。
業務マニュアルはただ作るのではなく、見れば誰でもできる、というところまでシンプルかつ的確に作らねばなりません。
たまに、論文のような重厚長大なマニュアルを作る人がいます。
詳しくていいのですが、アウトソーシングの観点ではそのようなものは、かえって混乱を招いてしまうので、あまりおすすめはできません。
業務標準化と同じように、マニュアルはあくまでシンプルでわかりやすく、を心がけて作ってくださいね。
アウトソーシング先の選定
自社の準備が整ったら、アウトソーシング先の選定です。
アウトソーシング先は、経理専門をうたっているところや、大手がよいでしょう。
たとえば、i-staff accounting
i-staffという秘書代行サービスを展開しているところで、その中の経理、会計に特化したサービスですね。
月額固定というわけではなく、業務内容に合わせてフレキシブルに依頼できるので、依頼しやすいですね。
時給換算で、2,600円～3,000円でのサービスです。
詳細はリンク先をご参照のほどお願いします。
大手であれば、NOCが、管理部門のアウトソーシング先として有名です。
クラウドサービスを利用したアウトソーシングであれば、smart経理というサービスもあります。
などなど、各社色々な特色がありますので、資料請求をしたり、実際に会って説明を聞いてみたりして、最適なところをさがしてみることをおすすめいたします。
管理人としては、i-staff accounting
実際に管理人も、月末月初の繁忙期だけ、派遣社員の方にお願いするという契約もしていたことがありますので、それとにたような使い方ができそうです。
まとめ
単純な経理業務はアウトソーシングすることで、経理部門全体の効率化につながります。
経理をはじめとした管理部門は、えてして人を削られがちなので、今後このようなサービスは不可欠となってくるでしょう。
ましてや、業績が悪化してきているうえ、在宅勤務が推進される昨今はますますアウトソーシングを検討する必要が出てきます。
是非、あなたの会社も、単純な経理業務のアウトソーシングを検討して、経営にかかわる重要な業務に集中できる体制をととのえてみてはいかがでしょうか。