管理人が最初にやった仕事が売掛金の消し込み業務でした。
いわゆる債権管理の初歩の初歩です。
最初なので当然何もわからず、先輩にいちいち聞きながらやったのはいい思い出。
今回は売掛金消し込み業務の基本的な流れをは以下の通りです。
- １．入金データの確認
- ２．売掛金との照合
- ３．売掛金の消し込み
それでは順番に見ていきましょう！
入金データの確認
今日はどこからいくらの入金があるでしょうか…？
ということで入金データを確認します。
入金データを確認する方法は大きく分けて2つです。
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１．通帳を記帳する。
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２．銀行から入金データをダウンロードする。
ある程度の規模の会社であれば、インターネットバンキングや専用回線を使用してデータをダウンロードしているのではないでしょうか。
通帳記帳をして手入力している会社さんもいらっしゃるかもしれません。
何を隠そう管理人の実家は自営業なのですが、通帳を見て入金処理を行っています。
そんなときは、ネット銀行に登録さえしておけば、自動で仕訳までやってくれるクラウド会計ソフトが便利です。
当サイトではfreeeをおすすめしています。
管理人も使っていますが、会計がわからなくても十分に使えますよ。
通帳をいちいち記帳するめんどくささから解放されてくださいね！
売掛金と入金内容の照合
入金内容が確認できたら、次は売掛金との照合です。
売掛金の残高一覧と入金データを照合します。
例えば、
入金データ：A商店 10,000円 入金日 2015年2月28日
売掛金： A商店 10,000円 入金期日2015年2月28日
というように、二つが合っていれば
次の売掛金の消し込みに進むことができます。
このように完全に一致していれば何の問題もないのですが、
実務上は売掛金と入金額が合わないことも多々あります。
三つ例を挙げましょう。
一つ目は次のような入金。
入金データ：B商店 9,244円
売掛金： B商店 10,000円
（金額以外は一致しているものとします）
入金額が売掛金より756円少ないですね…。
しかし、正しい入金である可能性が非常に高いです。
理由は、振込手数料。
銀行で振込みをするときは手数料が取られます。
つまり、本来払うべき金額から振込手数料を差し引いた金額を支払うことで振込手数料を当社負担とする、ということなんですね。
ちなみに振込手数料は100円～800円（100円刻み）＋消費税が一般的です。
差額がこれらの金額だったら振込手数料を疑いましょう。
二つ目。こんな入金の場合は？
入金データ：C商店 9,999円
売掛金： C商店 10,000円
（金額以外は一致しているものとします）
今度は1円違っていますね。
これは、消費税の端数計算が四捨五入、切上げ、切捨て、もしくは、何回かの取引分を合計して入金する場合に取引ごとに消費税を計算するか、取引の合計に対して消費税を計算するかが、会社ごとに違うために起こります。
このように1円～10円程度違う場合は、消費税端数と割り切って雑収入、雑損失で処理をします。
最後に三つ目の例。全然合わない場合。
入金データ：D商店 9,876円
売掛金： D商店 10,000円
差額は振込手数料でもないし、端数でもなさそう。
こういう場合は、とりあえず入金処理だけはしておいて、 後で原因を調査する必要があります。
それぞれの仕訳は次の「売掛金の消し込み」で解説します。
売掛金の消し込み
入金データと売掛金の照合をして、問題なければ売掛金の消し込みをします。
消し込みというのは、文字通り売掛金を貸借対照表上から消すという作業です。
売掛金は、債権といって、お金を請求する権利です。
お金を受け取ったらもう請求できないので、いつまでも残しておいたらまずいわけですね。
消し込みは次のような仕訳を切ります。
１．入金データと売掛金が一致している場合
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 普通預金 10,000円 | 売掛金 10,000円 |
２．振込手数料が差し引かれている場合
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 普通預金 9,244円 | 売掛金 10,000円 |
| 振込手数料 756円 |
３．消費税端数の差額がある場合
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 普通預金 9,999円 | 売掛金 10,000円 |
| 雑損失 1円 |
４．金額が全く合わない場合
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 普通預金 9,876円 | 仮受金 9,876円 |
仮受金という勘定科目を使います。
文字通り、仮に受けておくお金ですね。
あくまで「仮」なので、後で正しい処理をしなければなりません。
仮受金の消し込みについては、リンク先をご参照下さい！
まとめ
入金データは通帳記帳、ダウンロードで取得する。
入金データと売掛金が一致したら、売掛金の消し込みをする。
振込手数料や消費税計算の端数が差額として出てくることがある。
差額は振込手数料、雑収入、雑損失という勘定科目で処理する。
入金額と売掛金が全く合わない場合は、仮受金で入金処理をしておいて、
原因を調査し、後で正しい処理をする。
イメージはわいたでしょうか？
言葉にすれば単純ですが、会社の規模が大きくなると入金の数も多くなり、消し込み作業はかなり大変になります。
月末入金の会社さんが多く、管理人も月末は憂鬱でした…。
会計システムには、入金額、相手先、入金期日が一致していれば、自動で消し込みをしてくれる機能がついていたり、銀行でも自動消し込みサービスを提供しているところもあります。
今でも消し込みで苦労している会社は多いようです。
こういったサービスも上手く利用して効率化したいところですね！
会計システムの効率化はクラウド会計システムが便利です。
管理人も使っていますので、ぜひ試してみて下さい。