経理担当者だけでなく、営業担当者にとっても非常に頭の痛い問題、交通費精算。
営業は営業で、忙しいのにいちいち毎日の訪問先と交通手段を入力して、領収書をつけて経理に提出。
経理はというと、月末月初には営業部門から回ってくる交通費精算で領収書の山ができてしまいます。
しかも、入力内容が間違っていたり、わかりづらかったりすると、いちいち聞いて確認するという無駄な作業が発生します。
管理人も例外ではなく、だいたいこんな感じです。
この交通費精算が自動でできてしまえばどんなに楽なことか。
何度も思いました。
管理人自身も、いろいろな経費精算ソフトの導入を検討したのですが、イマイチ効果がなく、営業部も「今までと大して変わらないから別に今のシステムでいい」という始末。
今回は、そんな交通費精算を劇的にラクにしてくれるであろうクラウドサービスkinconeとを、ご紹介しようと思います。
管理人の感じたメリットは以下のようになっています。
- ICカード一枚で勤怠管理、交通費精算ができる。
- 勤怠管理のみ、交通費精算のみの使い分けも可能。
- googleカレンダーやoutlookなどのスケジュール管理機能と連携可能。
- 地味に嬉しい定期区間控除。
- 初期費用0円、月額1人当たり200円という超格安料金。
- クラウドサービスのため、アップデートも自動で行ってくれる。
- マニュアルもネット上に公開
- 既存の様々なソフトとの連携を推進中。
古い経費精算システムを使っている、もっと安い経費精算システムはないか探している、新しく勤怠システムを導入したい、という会社さんにはうってつけのシステムです。
どうか、最後までこの記事をご覧ください。
※公式サイトに移動します。移動後に右上の「無料トライアル」をクリックしてメールアドレスを入れれば手続き開始できます。
kinconeとはどんなサービス？
kinconeがどんなサービスなのか、まずは公式動画で確認してしまいましょう。
1分30秒の短い動画ですので、サクッと見てみて下さい。
Suicaやpasmoといった交通系ICカードやモバイルSuicaをアプリで読み取って、勤怠管理や交通費精算につなげる、というのがメインの機能です。
ICカード一枚で勤怠管理と交通費精算を両方できるというメリットがありますが、勤怠管理は別システムでやっていたり、会社独自のICカードなどで管理している会社も多いと思われます。
その場合は、kinconeを交通費精算だけに使う、という使い方もできますのでご安心を！
交通費精算をする時の現場での問題点
ICカードを読み取って、交通費精算が自動でできるようになる！バンザイ！
と、そう簡単にいかないのが現場の難しいところ。
まず最初に問題になるのが、ICカードのプライベートと業務の使い分けです。
基本的にICカードは1人1枚なので、プライベートと業務で同じものを使うわけです。
ICカードを読み取って自動で交通費精算ができた⇒プライベートの交通費も精算してしまった、というリスクが付きまとうというのがお分かりいただけるでしょうか？
こうなってしまうと、この人のこの経路はプライベート？業務？という具合に経理でのチェックがむしろ増えるうえにわかりづらくなります。
これでは、kinconeを入れる意味がありません。
そこで、業務での経路を特定する必要があるのです。
googleカレンダー、outlookの予定機能と連携
googleカレンダー、outlookなどと連携して、訪問先をあらかじめ決めておくことができます。
これらのソフトにスケジュールを登録しておけば、その訪問先を交通費入力画面から呼び出すことができるのです。
下の動画の45秒から説明があります。（クリックすれば45秒のところから始まります。）
ここで、「必ず訪問先はスケジュール表に入れておく」という運用にすれば、スケジュール表に入っていない訪問先はプライベートである、といった使い方ができるわけですね。
こういう運用にしておけば、スケジュールと行先は必ず一致するので、勝手に出歩いてサボったり、予定だけ入れて実は行っていなかったりということも抑制できるという副次的な効果もあります。
ちなみに…googleカレンダーの使い方です。
そしてこっちがoutlookのスケジュール機能の使い方です。
交通費精算のもう一つのネック、定期区間
交通費精算ソフトでネックになってくるのが、定期区間。
ソフトによっては設定で対応できますが、社員数が多くなると管理は難しいもの。
定期区間も交通費精算してしまった、なんてことも中にはあるはず。
kinconeでは、そんな心配はなく、ちゃんと定期区間を読み取ってその分を差し引いてくれますので安心です。
こういう細かいところは、経理としてはとても助かるんですよね。
利用料は破格の値段！
これだけの機能を備えながら、初月と翌月はトライアル期間で無料、さらに正式利用が開始されても1ユーザーあたり200円ととんでもない安さです。
100ユーザーで使ったとしても月20,000円。
例えば、同じくクラウド型の経費精算ソフトである楽楽精算は、月額30,000円～となっています。
これは最低料金で、ユーザーが増えるにしたがって月額も上がっていくので、kinconeがいかに安いかがわかります。
ただ、サイボウズのグループウェアkintoneとの連携がある場合、月額250円になりますのでご注意を。
月額費用はいくらですか。
月額料金はkinconeベーシックプランで税別200円/ユーザ、kintone連携プランで税別250円/ユーザです（APIの機能のないkintoneライトプランではご利用できません）。使用する端末やICカードの数に制限はありません。引用元: 公式サイトFAQ
公式サイトで2か月間無料トライアルができます。
画面右上の「無料トライアル」をクリックし、メールアドレスを入力して手続きを進められます！
交通費精算の時間を1/10に！kincone（キンコン）
読み取り機器の設置に初期費用がかかる
ソフトだけあっても、端末がなければ使うことができません。
動画の中にあるように、ICカードを読み取れる端末やカードリーダーの用意が必要です。
・導入に必要な機器はありますか。
iOS端末とSony製FeliCaリーダー（「RC-S390 P」か「RC-S390」）のセット、またはNFC機能付きAndroidスマートフォン/タブレットが必要です。どちらもインターネット接続環境が必要です。・機器は従業員につき1セット必要ですか。
会社入口での設置が目的でしたらiOS端末とSony製FeliCaリーダーの1セット、またはNFC機能付きAndroidスマートフォン1式のみで結構です。事業所が複数ある場合や、従業員個人が持ち歩く場合はその数必要になります。引用元: 公式サイトFAQ
カードリーダーはこんなやつです。
クラウドサービスなので、面倒なアップデートもお任せ
ソフトウェアにつきものなのがアップデート。
クラウドサービスの大きなメリットの一つとして、アップデートはシステム会社側で行ってくれるということがあります。
インストール型のシステムだと、バージョンアップCDなどを買って自分でアップデートしなければなりませんが、クラウド型だと自動でやってくれるので手間もないし、何も考えずに済みます。
バージョンアップって地味にめんどくさいので、こういうのも助かりますね。
丁寧なマニュアルがネット上にある
システムを使うにあたっては、マニュアルは欠かせません。
kinconeは親切なマニュアルがネット上に公開されているので、ちょっと読みたいときに検索するだけですぐにアクセスすることができます。
kincone ヘルプ
導入マニュアル
iOS版
管理者・経理担当用マニュアル(iOS版)
一般社員用向け利用マニュアル(iOS版)
Android版
管理者・経理担当用マニュアル(Android版)
一般社員用向け利用マニュアル(Android版)
kincone管理画面
ログインパスワードがわからなくなりました
勤怠・交通費データをダウンロードしたい
退勤が翌日の退勤として登録されてしまう
・・・引用元: 公式サイトヘルプ
既存システムとのAPI連携
新しいシステムを入れるときにしばしば問題になるのが、既存システムと連携できるかどうか、ということです。
交通費精算ソフトから、自社の会計システムに連携できなかったら元も子もありません。
kinconeはデータをCSVで出力できるので、たいていのシステムとは連携できます。
kinconeの口コミは？
kintoneと連携して工数管理をしている、というかなり高度な事例がありました。
使いこなせれば、交通費精算だけにとどまらず働き方そのものまで変えられる可能性があるんですね。
kinconeとkintoneを連携してるユーザーさんと出会えた。
勤怠、交通費の申請に案件情報を入力して、工数管理まで繋げているらしい。
なるほどー！確かに連携が必要だ。
連携の生の声が聞きたかったので勉強になった。#kintone #kincone— キンスキ.com @松井 隆幸 (@kinsukicom) 2018年12月5日
まとめ
交通費精算ソフトkinconeについてご紹介いたしました。
最初にご紹介した、これらのメリットに少しでも共感してもらえればうれしいです！
- ICカード一枚で勤怠管理、交通費精算ができる。
- 勤怠管理のみ、交通費精算のみの使い分けも可能。
- googleカレンダーやoutlookなどのスケジュール管理機能と連携可能。
- 地味に嬉しい定期区間控除。
- 初期費用0円、月額1人当たり200円という超格安料金。
- クラウドサービスのため、アップデートも自動で行ってくれる。
- 既存の様々なソフトとの連携を推進中。
管理人も交通費精算ソフトをいろいろ検討したことがありますが、ここまで便利なのは今までありませんでした。
クラウドシステムの技術の進歩はすごいです！
ちょっとでも気になりましたら、公式サイトから無料トライアルができます。
あなたの交通費精算業務が少しでもラクになればご紹介したかいがあるってものです！
