電子インボイスとは？
「電子インボイス」という言葉を聞くと少し難しそうに感じますよね。
でも安心してください！
電子インボイスとは、事業者が商品やサービスを仕入れる際に発行される「適格請求書」を電子的な形で提供するものです。
例えば、ECサイトでクレジットカードを使って仕入れを行った場合、そのサイトの「マイページ」からダウンロードできる請求書データが電子インボイスに該当します。
従来は紙で請求書を受け取り、それを保存するのが一般的でしたが、電子インボイスはデジタル形式で管理できるため、保存の手間が省けるメリットがあります。
ダウンロードせずとも仕入税額控除が可能に
ECサイトをよく利用する会社や事業者も多いと思います。
たくさん購入したり、恒常的に購入する場合いちいち保存するのは大変ですよね。
国税庁によりますと、インボイス制度では、適格請求書の保存が仕入税額控除の条件となりますが、実は電子インボイスの場合、必ずしもダウンロードして保存する必要はありません。
「ECサイトのマイページで、必要な期間中、随時検索できる状態」であれば、保存されたものとみなされます。
これにより、データを毎月ダウンロードして保存する手間が省けます。
例えば、ECサイトで購入した商品に関するインボイスが、いつでも確認できる状態であれば、それだけで仕入税額控除の要件を満たすことができます。
ただし、検索できる状態であることが条件なので、サイトの提供状況を確認しておきましょう。
電子インボイス保存における電帳法のポイント
電子インボイスの保存は、「電子帳簿保存法（電帳法）」に基づいて行う必要があります。
この法令では、以下のような要件が求められます。
- インボイスが税法で定める保存期間（7年間）保持されていること。
- 必要な情報を検索できる状態で保存されていること。
ただし、一定規模以下の事業者については、検索要件が不要とされている場合もあります。
例えば、個人事業主や中小企業であれば、必ずしも「検索可能」な状態が求められないケースもあるため、該当するかどうか確認しておくと良いでしょう。
また、仕入税額控除の観点からは、電子的に保存する代わりに書面で打ち出して保存することも認められています。
自分に合った方法を選ぶと良いですね。
実際のケース：ECサイトでの購入例
具体的なケースを見てみましょう。
例えば、ECサイトで以下のような取引を行ったとします：
- 購入日：●●年●月●日
- 購入先：○○WEB店
- 購入商品：A商品 ○円 / B商品 ○円
- 消費税率：10％
- 合計金額：○円
この場合、インボイスデータがECサイトのマイページからダウンロード可能な状態であれば、実際にダウンロードしなくても仕入税額控除を行うことができます。
また、手元にあるクレジットカード明細書で支払い金額や内容を確認できれば、それを補助資料として利用することも可能です。
「毎月インボイスをダウンロードするのは大変…」と思う方も多いかもしれませんが、こうした仕組みを活用することで業務の効率化が図れますね。
まとめ
電子インボイスの保存において、ECサイトのマイページでインボイスを随時確認できる状態であれば、ダウンロードせずとも仕入税額控除が可能です。
これにより、紙の請求書やダウンロードデータを都度保存する手間が軽減されます。
ただし、電帳法の要件を満たすことが前提であり、一定規模以下の事業者の場合は検索要件が緩和されることもあります。
自社の状況に合わせて適切な保存方法を選択し、仕入税額控除の条件を満たすようにしましょう。
これからは、電子インボイスを賢く活用して、事務作業を効率化していきたいですね！
