あっ！消し込みを間違ってる！
しかも先月のじゃないか！
会社の規模がある程度大きくなると、
売掛金の消し込みを間違えることは意外とあります。
入金額と売掛金額が1対1ならいいのですが、
複数の売掛金の合計金額が入金されることが多いためです。
理屈の上では、反対仕訳を起こせば事足りますが
会計システムによっては、制約があることがあります。
特に月次締めの後に前月の間違いに気づいたときには
もう遅い、ということになりかねません。
しかし、必ず帳尻は合うもの。
今回は、この間違いのリカバリーの方法についてお話します。
消し込み間違いはなぜ起こるか
一番起こりやすいパターン
消し込み間違いが起こりやすいのは
複数の売掛金があり、
いくつかの売掛金の合計金額が一括で入金され、
似たような金額の取引が多い
といった条件が重なったときです。
まず、消し込み担当者は入金額と一致するように
色々な組み合わせで売掛金の合計を出します。
ここで、入金額と一致したらその組み合わせの売掛金を消し込みます。
しかし、この合計金額が、たまたま合ってしまうことがあるのです。
こうなると、この組み合わせで消し込んでしまうのが人情…。
こうして消し込み間違いが発生してしまうのです。
次のパターンはたまーに発生する、といったところです。
次点はこれかな？
なぜか先日付の請求書のものを入金してくるお客さんもいます。
売掛金は古いものから消し込んでいく、という先入観があると
間違えてしまいます。
しかし、これはほとんど防ぎようがありません。
リカバリーの方法
月次締めの前であれば、ご使用の会計システムの仕様に沿った反対仕訳方法で
反対仕訳を起こし、正しい消し込みをします。
月次締め後であれば、基本的に反対仕訳は起こせません。
ただ、システムによっては次の月の日付で反対仕訳が起こせる可能性がありますので、
反対仕訳ができるようであれば、月次締め前と同じ方法で修正してください。
反対仕訳がどうしても起こせない場合は、次の入金時に、
本来消えるべきであった売掛金を消し込みます。
単純に考えれば、単に売掛金の消し込みが前後しただけです。
必ず最後には帳尻が合います。
ただ、最低一ヵ月は本来消えるべき売掛金が残ってしまい、
ある問題が起きます。
入金期日に注意
その問題とは、売掛金の延滞。
ほとんどの会社で売掛金の期日管理はしていることでしょう。
月次締めが完了したら、全月末までに入金のなかったものが
入金が遅延している売掛金の一覧に載ってきてしまいます。
ここで、お客さんに「この請求№が延滞してますよ」という督促をします。
お客さんからすれば、既に入金処理をしているはずなのに
督促が来るという形になってしまいます。
リカバリー可能といえど、消し込みミスは消し込みミス。
延滞理由は「経理の処理ミス」と正直に報告して下さい。
まとめ
消し込みミスは、いくつかの売掛金の合計金額が入金されてきたときに起こりやすい。
次回以降の入金で帳尻は合うはずなので、落ち着いて対処する。
消し込みミスで、消えるべき売掛金が残っている場合、延滞として出てくる場合がある。
この場合は、「経理の処理ミス」として取り扱う。
管理人の場合、不幸が重なり、半年くらいこれが解消しなかったことがありました。
管理人のミスもともかく、相手の会社もいい加減で古い売掛金をなかなか入金してこなかったのです。
こんなことにならないように、消し込みがちょっとでもわからなければ営業部門や
お客さんに確認をしましょう！
どこよりもわかりやすい説明を心がけています。
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