話すのが苦手…。ましてやわかりやすい説明なんて…。
という方は意外と多いのではないでしょうか？
が、これは仕事をする上で必ず克服しなければいけない課題でもあります。
少なくとも仕事上の話は一定のテクニックを
習得してしまえばなんとかなるものです。
管理人の実践を踏まえてお伝えしていきますね。
管理人は話すのが得意ではなく、
上司や同僚に説明をするときに、頭に浮かんできたままに
話すため、支離滅裂で着地点がわからなくなることがしばしばありました。
自分でも何を言っているのかわからないということは数知れず。
そんな管理人でもある程度は説明ができるようになりました。
結論→根拠→事実
この構成を意識するだけでも、
あなたの説明は劇的に良くなります。
結論…あなたは何を伝えたいのか？
説明や説得をするからには、
必ず伝えたいこと、結論があるわけです。
何はともあれ、伝えたいこと、結論だけは
絶対にはっきりさせておかなければなりません。
特別な理由が無い限りは一番最初に言っておきましょう。
例えば、利益が減少傾向にあるので
どのような対策をとればよいかを説明するとします。
状況として、売上に対して販管費の割合が高いとしましょう。
こんな説明の仕方をしてしまった経験はないでしょうか？
えーと、この件に関して、売上が下がっていて
営業利益が落ちています。
あ、でも原価の方は少し上がっていて、対策を取らなくてはなりませんね。
そういえば、外注がほとんどなので難しいです。
えー、ですから、やはり販管費を減らさなければならないでしょうか。
うん、何を言いたいかさっぱりわからないですね。
言われた方も、何をしていいのかわかりません。
ちょっと直してみましょう。
利益が減少傾向にあります。
対策として、販管費の削減を提案します。
最低限、何が言いたいのかは伝わりますよね！？
あとはこれに肉付けをしていきましょう。
根拠…どうしてその結論になったのか
結論を伝えたからには、どうしてその結論に至ったかを
説明しなければ納得してもらえませんよね。
ここでは、何で販管費を削減しなければならないのか、です。
販管費が売上に対して大きすぎるためです。
原価の低減も考えられますが、製造は全て外注しているため、
外注先とも協議が必要です。即効性は薄いでしょう。
このように根拠を明確にすれば、聞いているほうも
あなたがなぜこのような提案をしたのかがわかるでしょう。
事実…根拠の裏づけをしよう
結論と根拠を述べればそれで済んでしまうこともあります。
しかし、根拠はわかったけど、それって本当なの？
という突込みが入ることは十分に予想されます。
そんな時は、根拠を裏付ける事実を挙げていき、
根拠を補強しましょう。
販管費が売上に対して大きすぎるためです。
販管費の内容を精査したところ、広告費が販管費の3分の1を占めています。
当社の利益率を考慮すると、広告費は販管費の4分の1程度が妥当な線です。
このように具体的で客観的な数字や指標を入れることで
説得力がグンと増します。
まとめ
説明は
結論→根拠→事実
の構成を心がける。
これは、実はいわゆる「ロジカルシンキング」の基本中の基本でもあります。
ロジカルシンキング、一見つかみどころがなさそうですが、
一言で言うと「わかりやすく！」です。
（『ロジカルシンキングのノウハウ・ドゥハウ』より）
どういう風に説明すればわかってもらえるか、
自分がどういう説明を聞けば理解しやすいか、
を心がければ自然と説明の構成も
結論→根拠→事実
になっていきます。
とはいってもいきなりできるわけではないので、
説明の前にしっかり準備して構成を練りましょう！
どこよりもわかりやすい説明を心がけています。
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