あのー、6月に支払をしたいんですけど費用の計上は6月まで待ったほうがいいでしょうか…？
まだ5月の月次締めには間に合うのですが…。
という質問を、管理人はたまに受けます。
答えは後ほど。
費用や債務（買掛金、未払金など）の計上日と
実際の支払日の区別があいまいな方は意外と多いです。
冒頭の答えは、費用について、5月分のもの（5月納品など）であれば、5月に計上して問題ありません！
部門として5月の月次収支実績となります。
費用さえ損益に反映されれば、極端な話、支払はいつでもかまいません。
（下請法に抵触しない範囲、または支払先に迷惑をかけない範囲で！！）
今回は、費用の計上日と支払日の関係について説明します！
計上とはそもそも何？
費用計上とか計上日だとか説明していますが、そもそも計上とは何か？って話ですよね。
詳しい専門用語や定義は抜きにすると、収益や費用、資産や負債等の金額を帳簿に記載して、その金額を会社としての実績値に反映させるといった意味です。
たとえば、売上高を1000円計上し、売上原価を400円計上した、という場合は会社の帳簿、試算表や損益計算書にこれらの金額が実績値として載っています。
発生主義を知っておこう
企業会計原則の損益計算書原則では、費用は発生主義で計上する、とあります。
Ａ 発生主義の原則[編集]
条文[編集]
すべての費用及び収益は、その支出及び収入に基づいて計上し、その発生した期間に正しく割当てられるように処理しなければならない。ただし、未実現収益は、原則として、当期の損益計算に計上してはならない。
で、その発生主義って何よ？という話になると下記のとおり。
発生主義（はっせいしゅぎ、accrual basis）とは会計原則の一つで、現金の収入や支出に関係なく、経済的事象の発生または変化に基きその時点で収益または費用を計上しなければならないとするもの。収益と費用を現金の受け渡しの時点で認識する会計原則である「現金主義」と対比される概念である。これらを用いた会計手法は通常、「発生主義会計」や「現金主義会計」と呼ばれる。
wikipediaより引用
https://ja.wikipedia.org/wiki/%E7%99%BA%E7%94%9F%E4%B8%BB%E7%BE%A9
現金の収入や支出に関係なく、とあるように、実際にお金が動いていなくても費用を計上しなさいね、という原則です。
これに対して、お金が動いた時点で費用を計上するのを、現金主義といいます。
冒頭のような、計上日と支払日がごっちゃになっている疑問は、この発生主義と現金主義がごっちゃになっている場合に出てくることが多いです。
現金主義は、現金が動いた時、という間違えようのない基準があるのでわかりやすいのですが、発生主義の発生ってどういうこと？という疑問がわくと思います。
正直、管理人も最初これになじめませんでした。
費用計上は、発生主義による計上が一般的です。
これは、期間損益を正しく把握することと信用取引（売掛金、買掛金などを計上し、あとで回収、支払をする）が一般的になっているためです。
会社の決算は、1年間という期間でもって行われます。
現金主義で決算をしてしまうと、期間の損益が正しく計算されません。
どういうことかといいますと、現金主義では現金が出た時点で損益を把握するので、例えば固定資産の減価償却や売上原価になっていない製品などが認識できなくなってしまいます。
費用と収益が対応しなくなってしまうんですね。
ですから、面倒でわかりづらくても、現金とは一旦切り離して費用を認識する発生主義がとられているのです。
では、どの時点で発生したといえるのか？
費用の計上基準はどうなっているのか？
次はそれを見ていこうと思います。
発生主義による費用の計上日とは
費用の計上日は、取引内容によって変わります。
代表的なものを2つあげてみましょう。
１．物品を買ったとき
これは、一番イメージしやすいのではないでしょうか？
形のあるものを買ったときです。
例えば、文房具を業者に注文して買った場合です。
流れとしては、まず発注をします。この段階ではまだ費用は計上しません。
発注した品物が納品され、その後、検収をします。
発注したものが正しく納品されているかどうか、を確かめるわけですね。
間違いがなければ、この時点で費用を計上します。
もっとも一般的と思われる、「検収基準」と呼ばれるものです。
２．サービスなどの役務提供
物品を買ったときに対して、形のないものに対して支払う場合です。
これは基本的には、役務提供が完了したときに費用計上をします。
例えば、外注費であれば、外注先から完了しましたよという報告書等を受け取ってから費用を計上することになります。
まとめ
一般的には、現金主義ではなく、発生主義で費用を認識している。
発生主義は現金の入金とは切り離して考える。
物品を買ったときは、検収時点、役務提供の場合は完了時点で費用を計上する。
どこよりもわかりやすい説明を心がけています。
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こんにちは。
経費計上で不明な内容があります。
次の場合は、計上月がいつになるのか教えて頂けないでしょうか？
人の採用を行うにあたり、外部面接会場を利用する時、施設会社に申し込み時に会場費用を支払いますが、その面接日が月をまたいでしまう場合の計上はどちらの月にするのでしょうか？（支払いを行った月か面接を行う月）よろしくお願いいたします。
小澤達司様
コメントを下さいまして、どうもありがとうございます。
計上タイミング、迷いますよね。
お問い合わせの件の場合、面接を行う月に費用計上をします。
費用計上タイミングの基本的な考え方は、物がある場合は、納品されて検収を完了した日、物がない場合は、サービスを受けた日が基準になります。
今回は、会議室を使うというサービス提供を受けるので、完了した日、つまり実際に借りた日に費用計上をするわけですね。
ですから、支払うときは、
前払費用/現金預金
という仕訳で支払い処理をし、
面接を行う月に
会議室利用料/前払費用
のように振替処理をします。
ご不明点がございましたら、またご連絡下さい。
以上、よろしくお願いいたします。