会社で仕事をしていると、経費精算、交通費精算、社員立替精算といったような業務を聞くと思います。
入社したばかりだったり、あまり経費精算をする機会がなかったりすると、「どうやるんだっけ？」となったりしませんか？
わかってても、めんどくさい！というのがあるでしょう。
管理人は経理の仕事をしていて、営業部門などから回ってくる経費精算の山を日々さばいています。
これがまた大変…。
今回は、経費精算や交通費精算についてのやり方をご説明します。
- 経費精算の大まかな流れ
- 経費精算書などを作るときの注意点
- 経理として経費精算を見るときの注意点
- 経費精算を効率化させる方法
こんなことがわかるように、説明していきますので、ぜひ記事を最後までお読みいただけると嬉しいです！
経費精算とはそもそもどんなものか
今回の記事でいう経費精算は、従業員が会社の経費を立て替えて支払ったあとに、その金額を会社から支払うという内容です。
会社によって
- 経費精算
- 社員支払
- 社員立替
- 経費立替
など、いろいろな呼び方があると思いますが、今申し上げたような内容だと思っていただければ大丈夫です。
経費精算の流れはどうなっているでしょうか
経費精算の大まかな流れは以下の通りです。
- １．従業員が交通費などの費用を支出する
- ２．領収書などをもらう
- ３．領収書を経費精算書などに張り付けて経理に提出する
- ４．経理で内容を確認して、仕訳を起票する
- ５．従業員に支払いをする
それでは、順番に詳しく見ていきましょう！
１．従業員が交通費などの費用を支出する
従業員が、営業などに行く交通費や出張旅費、会社の備品などといったものの費用を支出するところから始まります。
基本的にこのあたりの費用は、本来会社が負担すべきものであるので、従業員に負担させたままにしておくことはできません。
ですから、経費精算が必要になるのです。
２．領収書などをもらう
従業員がただ単に会社の費用を立て替えただけでは、会社としても本当に支出したのかがわかりません。
一般的には支出した証拠として、領収書をもらって証明します。
領収書には宛名を書くのですが、ここは通常は会社名を書いてもらうことになります。
もし、個人名で書いてしまうと、本当に会社の経費として支払ったのかが説明しづらくなってしまいますので、ご注意ください。
領収書の宛名については、この記事に詳しく書いてありますので、あわせてご参考にしてくださいね。
３．領収書を経費精算書などに張り付けて経理に提出する
もらった領収書を、会社指定の経費精算書などに張り付けて経理に出します。
この経費精算書は決まったフォーマットは特にないので、会社独自で作って大丈夫です。
最低限、以下の項目が網羅された上で、領収書が一緒についていれば大丈夫です。
- 従業員名
- 承認者印（上司など）
- 飲食代の場合は参加者名
- 支出した日付
- 支出した内容
- 支出した金額
- 勘定科目
４．経理で内容を確認して、仕訳を起票する
営業部門などで作成された経費精算書は、経理に回ってきます。
経理で内容を確認して、OKであれば仕訳を起票します。
仕訳は
旅費交通費／未払金
といった感じで、精算する経費の内容に合わせた費用科目と立替払いをした従業員に対する未払金を計上します。
５．従業員に支払いをする
会社で決めた日に支払いをします。
これは会社によってまちまちで、週に1回だったり、月に1回だったりします。
多いところでは週に2回精算するという会社もあるようです。
経費精算書を作る時の注意点
経費精算書を作るときにはどのようなことに注意しなければならないでしょうか。
作るときは、経理が後で見るということを考えて、間違いが無いようにかつわかりやすく作るべきです。
では、どのようにして作るのがいいのか管理人のコツをご説明いたします。
金額は正確に書く
まず何よりも重要なのは金額を間違えないことです。
領収書の金額と経費精算書の金額が違っていると経理としては仕訳を起こすことができないので、ここだけは絶対に間違えないようにしてくださいね。
逆に、あまり大きな声では言えませんが、勘定科目などは後から振替などをすればいくらでも融通は利きます。
できればこまめに経理に提出する
交通費精算が多い営業の方であれば、忙しいから月末に仕方なくまとめて精算、ということも多いと思います。
ですが、これはお互いに効率が悪いです。
まとめて作ると、抜け漏れがあったり間違ったり。
経理の方では、見る数が増えるので、こんがらがったり確認に時間がかかったり。
ですから、例えば、一週間に一度精算するようにすれば作りやすいし、見る方も楽です。
会社によっては、一週間以内に精算しないと受け付けないというところもあるようです。
例外があったら備考欄や余白にメモを書いておく
例外的な処理があった場合は、あとで経理でわかるように備考欄や余白などにその内容を書いておくとよいでしょう。
例えば、立替できる金額に上限がある場合などは、領収書の金額と経費精算書の金額が違うことがあり得ます。
もしメモに「上限金額を超えているので、領収書と経費精算書の金額が違います」と書いておいてもらえれば、経理でも迷わずに処理をすることができ、お互いの確認の手間が省けます。
経理として経費精算を見るときの注意点
経理側としてはどのような点に注意すればよいかも説明していきます。
金額が正確に書かれているか
これは作成する側の注意点と同じです。
領収書と経費精算書の金額が合っているかは見ておきます。
勘定科目に注意
あとから直せるとはいえ、やはり正確に処理をするのが経理の役割です。
特に注意すべきは、
- 交際費
- 一括償却資産
の２つです。
交際費は、取引先などの外部関係者との飲食代であれば1人5,000円以下までであれば、会議費にしてよいことになっています。
しかし、1人5,000円を超える飲食代やお土産などの贈答品代、ゴルフなどは交際費になって、法人税を計算するときに費用として認められません。
交際費の判定についてはこちらの記事が参考になります。
一括償却資産は、1つもしくは一式の単価が10万円以上20万円未満の備品等が該当します。
これも法人税の計算に関わってくるので、備品っぽいものを立替払いしていたら注意が必要です。
一括償却資産はこの記事が参考になります。
領収書はそろっているか
領収書と経費精算書を照合して、ちゃんと領収書がそろっているかを確認しましょう。
もしそろっていなければ、立替えた人に確認して、提出してもらうようにします。
ただし、電車などはSuicaなどのICカードを使うことがほとんどなので、領収書が出ないことがあります。
このように領収書が出ない場合は、領収書なしでも経費精算をすることができます。
その場合は、どこに行ったかを記録しておき、立替えた人の上司の承認をもらっておけば大丈夫です。
経費精算を効率化させる方法
今まで見てきた通り、経費精算はとても面倒な作業です。
外出が多い営業の方ですと、毎日のように経費精算をしなければなりませんし、月末にまとめるにしてもものすごい量になってしまいます。
経理でも、月末になって営業から経費精算書と領収書が大量に届いて、見るだけでも一日がかりということも珍しくありません。
何を隠そう管理人もそんな状態です。
そんな場合はどうにかして効率化しなければなりません。
ではどうするかといいますと、1にも2にもシステム化です。
システム化してしまえば、手書きの経費精算書なども必要なくなります。
システムに入力だけして領収書だけを経理に出せば、経理もシステムを見に行って画面上で確認することができます。
とは言っても、システム化はお金も時間もものすごくかかるものです。
管理人も何度か検討したことがあるのですが、コストパフォーマンスが悪くて、導入が頓挫したものばかりです。
最近になって、クラウドシステムが増えてきて、安価で導入できるシステムも増えてきました。
例えば、最近ではkinconeという交通費精算システムがあります。
これは、
- ICカードをカードリーダーにタッチすれば交通費がほぼ自動で精算できる
- 定期区間は自動で除外してくれるので、重複して精算されない
- 1ユーザー当たり月額200円という破格の安さ
- システム導入の初期費用は無し（カードリーダーやカードリーダー接続用のタブレットなどは用意する必要がある）
- googleカレンダーやoutlookなどのスケジュール管理ソフトと連携して行先を自動で入力してくれる
- CSV出力でデータを会計システムにも連携可能
- 無料トライアルOK
といった特徴があります。
ですので、おそらく件数が多いであろう、近場への電車やバスの交通費の精算がほぼ自動化できてしまうのです。
管理人は規模の大きい会社にいたことがあり、そこではそれこそ月に数百件の交通費の精算がありました。
それをいちいち一つずつ見て、経路は妥当かとか重複は無いかとか見ていたのです。
これがなければ、月数時間は余裕時間ができていたでしょうね。
kinconeは新しいシステムで、これからどんどん連携できるシステムが増えたり使い勝手が改善されることが期待されます。
是非、無料トライアルで交通費精算を自動化してみて下さい。
kinconeの詳しい紹介はこちらの記事が参考になります。
まとめ
経費精算についてご説明いたしました。
流れや注意点がこれで少しでもお分かりいただければとても嬉しいです。
件数が多い場合は、営業部門と経理部門お互いが大変なので、少しでも効率化できるとよいですね。
いろいろ便利なシステムがリリースされていますので、システム化を検討するのが効率化の第一歩です。
今回ご紹介したkinconeは新しいクラウド型のサービスで、安さや手軽さが魅力です。
とりあえず無料トライアル、ということもできますので、効率化できるかできないか試してみることをおすすめします。
