経費の立替には、原則、領収書が添付されていなければなりません。

しかし、中には領収書を無くしてしまう人がいたり、
ネット通販や交通機関など、領収書が発行できないものがあったりしますよね。
また、もらっているけど宛名がなかったり、「上様」になってたり…。
上様がこのようなところに来られるわけがない!

結構対応に困るもの。

さて、こういう場合はどうするべきでしょうか?

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領収書の役割は何?

領収書は、相手がお金を確かに受け取りましたよということを証明する書類です。
領収書を残しておくことで、経費として支払ったという証拠にもなって、
税務調査や会計監査の時にきちんと説明ができます。

領収書がない場合はどうする?

よくある誤解として
いかなる場合も領収書がなければ経費として認められない
ということがあります。

実はそんなことはないんです。

税法では、消費税法(後ほど条文を紹介しますね)以外には領収書に関する要件は
定められていません。
消費税法にも、領収書という言葉自体は明記されていません。
つまり、「領収書」でなくても支払ったこと、会社に必要な支払であることを証明できればOK

もちろん領収書をもらえるのであれば、もらうのが一番確実です。

ただ、領収書をもらうことができない支払があるのも事実。
例えば、電車賃をICカードで払った場合やバス等の交通費、取引先への慶弔金等。
これらの取引は特に社員が現金で立て替えるというケースが多いですね。
また、口座振込による支払は、銀行に記録が残るため領収書の発行・受取を省略することができます。

では本題の、領収書がもらえない場合どうするか?

管理人は「支払証明」というものを作成していました。
これを作成して、上長の承認をもらっておけば問題ありません。

記載事項は以下のとおり。
1.支出先
2.支出した日付
3.金額
4.内容・要件

フォーマットは決まっていないので、
上記の事項を満たしていればどんなものでもかまいません。

最近では、外勤や出張などといった経費精算のためのソフトも増えています。
こういったソフトは、ほぼ間違いなく上記の記載事項を入力できるようになっているため、
導入を検討されるのも一案です。

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レシートではダメなの?

結論から言うと、レシートでOKです
というか、レシート(receipt)=領収書です。

が、レシートを添付して経費精算を老練なベテラン経理部員に頼むと、
このような答えが返ってくるでしょう。

「レシートではダメだ。領収書がないと経費とは認められない」

しかし、本当にそうでしょうか?
消費税法では次のように定められています。

消費税法第30条第9項
第7項に規定する請求書等とは、次に掲げる書類をいう。
一 事業者に対し課税資産の譲渡等(第7条第1項、第8条第1項その他の法律又は条約の規定により消費税が免除されるものを除く。以下この号において同じ。)を行う他の事業者(当該課税資産の譲渡等が卸売市場においてせり売又は入札の方法により行われるものその他の媒介又は取次ぎに係る業務を行う者を介して行われるものである場合には、当該媒介又は取次ぎに係る業務を行う者)が、当該課税資産の譲渡等につき当該事業者に交付する請求書、納品書その他これらに類する書類で次に掲げる事項(当該課税資産の譲渡等が小売業その他の政令で定める事業に係るものである場合には、イからニまでに掲げる事項)が記載されているもの
イ 書類の作成者の氏名又は名称
ロ 課税資産の譲渡等を行つた年月日(課税期間の範囲内で一定の期間内に行つた課税資産の譲渡等につきまとめて当該書類を作成する場合には、当該一定の期間)
ハ 課税資産の譲渡等に係る資産又は役務の内容
ニ 課税資産の譲渡等の対価の額(当該課税資産の譲渡等に係る消費税額及び地方消費税額に相当する額がある場合には、当該相当する額を含む。)
ホ 書類の交付を受ける当該事業者の氏名又は名称

消費税法施行令第49条4
4  法第三十条第九項第一号 に規定する政令で定める事業は、次に掲げる事業とする。
一  小売業、飲食店業、写真業及び旅行業
二  道路運送法 (昭和二十六年法律第百八十三号)第三条第一号 ハ(種類)に規定する一般乗用旅客自動車運送事業(当該一般乗用旅客自動車運送事業として行う旅客の運送の引受けが営業所のみにおいて行われるものとして同法第九条の三第一項 (一般乗用旅客自動車運送事業の運賃及び料金)の国土交通大臣の認可を受けた運賃及び料金が適用されるものを除く。)
三  駐車場業(不特定かつ多数の者に自動車その他の車両の駐車のための場所を提供するものに限る。)
四  前三号に掲げる事業に準ずる事業で不特定かつ多数の者に資産の譲渡等を行うもの

ちなみに、消費税法第30条9項の出だしにある第7項は、
仕入に係る消費税を控除する場合は、帳簿及び請求書等を保存しなさいよ、ということを言っています。
第9項ではその「請求書等」について言っています。
帳簿については、市販の会計ソフトを使用していれば、全く問題ありません。

話をレシートに戻しましょう。
個人がレシートをもらうケースというのは、99%小売店や飲食店で支払をした場合です。
スーパー、コンビニ、文具店、デパ地下等ですね。
ここで、消費税法施行令第49条4の一ないしは四をクリアしました。

レシートに記載されている内容は何でしょう?
管理人の手元のブックオフ、スタバ、ダイソー、大戸屋のレシートには
共通して次の内容が記載されています。(改めて書き出すと、なんという庶民!)

1.店名
2.年月日
3.商品名等
4.金額

これを消費税法第30条第9項と照らし合わせてみましょう。
イ 書類の作成者の氏名又は名称店名
ロ 課税資産の譲渡等を行つた年月日(課税期間の範囲内で一定の期間内に行つた課税資産の譲渡等につきまとめて当該書類を作成する場合には、当該一定の期間)=年月日
ハ 課税資産の譲渡等に係る資産又は役務の内容商品名等
ニ 課税資産の譲渡等の対価の額(当該課税資産の譲渡等に係る消費税額及び地方消費税額に相当する額がある場合には、当該相当する額を含む。)=金額
ホ 書類の交付を受ける当該事業者の氏名又は名称=自社名。小売店、飲食店のため記載不要

あれ?要件を満たしていますね
そう、個人が持ってくるような案件では、金額もたかが知れていますし、
ほとんどが小売店や飲食店です。
文具店で会社の備品を買った。飲食店で接待をした。デパ地下でお土産を買った。
こんなところでしょう。
ですから、レシートで十分なんです

とはいえ、郷に入りては郷に従え、会社で領収書しか認めないという規定があれば
残念ながらこれに従うしかありません。
ただ、レシートでも問題はないんだからちょっと規定を緩和してよ、
という提案はできるかもしれません。
(残念ながら、結果については保証できませんが…)

会社が支出する場合は、請求書をもらうはずですので、
言うまでもなく消費税法第30条9項の記載要件は満たしています。

宛名がなかったり、上様だったりしたらどうする?

これもレシートの話と同様です。
個人立替の場合はそもそも宛名は不要の場合が多いので、
社内規定上はともかく、税法上は差し支えはありません。
個人名であったり、全く別の会社の名前であった場合は問題ですが。

領収書の印紙は?

領収書の印紙は発行した側が貼り付けます

金額が5万円未満であれば印紙を貼る必要はありません。
5万円以上100万円以下の場合は200円です。
貼り付けて割印をしましょう。
割印をしないと、印紙税を納めたことにならない=貼っていないのと同じこと
になってしまいますので注意してください。

金額の判定は基本は消費税込みの金額ですが、
うち消費税○○円などと書かれている場合は税抜き金額で判定ができます。

もし、受け取った領収書の金額が5万円以上なのに印紙が貼られていなかったら?
実は受け取った側には何の義務もありませんし、領収書の効力がなくなるわけではありません。
印紙税を納める義務があるのはあくまで発行者です。
印紙が貼られていない領収書を受け取ったら、ぜひ教えてあげてくださいね。

まとめ

領収書がないと経費にならないというのは間違い。

形式よりも支払ったこと、会社に必要な支出であることを証明することが重要。

レシートであっても、消費税法上全く問題ない。

小売店や飲食店等は宛名がなくても問題ない。

どこよりもわかりやすい説明を心がけています。
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mail6_2
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